「勝手に残業する従業員」に企業はどう対処すべきか? (榊裕葵 社会保険労務士)

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サービス残業や長時間残業による過労死は、昔から日本企業のかかえる闇であり、大きな労働問題でした。

しかしながら、ここ数年は働き方改革の流れの中で状況は急速に変わりつつあります。罰則付きの36協定の上限設定、サービス残業に対する、労働基準監督署による取り締まり強化や裁判所による厳しい判決など、国を挙げてサービス残業や長時間残業を撲滅する動きが進んでいます。

社会保険労務士である筆者の実務感覚として、本気でサービス残業や長時間労働を無くしていこうという会社や経営者も増えてきていると思います。

ところが、このような大きな動きの中で、逆に新たな問題も発生しています。それは、残業をしてはならないという会社の命令に従わない一部の従業員の存在です。

コンプライアンスが重視される今、そうした社員がリスクともなりかねません。では、勝手に残業する従業員に対し、企業側はどのような対応をとることができるのでしょうか?

■残業禁止命令に従わない従業員の存在

私自身も経営者の方から「帰宅命令に従わない従業員にどう対応すればよいか」という相談を受けたことが一度や二度ではありませんし、同業者の仲間からも同様の相談を受けたという話を聞いたことがあります。

強い責任感を持って仕事をしてくれる従業員は、会社にとっては大変ありがたいことです。

過去の時代には、従業員のサービス残業や長時間残業を厭わない献身に助けられた会社も決して少なくはないかもしれません。

しかし、これからの時代は、コンプライアンスが求められ、また、効率的な働き方が重要になってきます。

経営者は、法令を守り、従業員のワークライフバランスにも配慮した上で業績を上げていかなければなりません。

とはいえ、残業することを美徳だと信じている従業員に対し、残業をせずに帰宅するよう頭ごなしに業務命令を出しても反発を招いたり、本人のモチベーションを下げてしまう危険性があります。

そこで、ケースに応じて次のような対応や説明をすると良いでしょう。

■仕事が好きだという従業員

第1は、「私は仕事が好きで、自主的に残業しています。残業代はいりませんから、残業をさせてください」というケースです。

このようなケースに対しては、「気持ちは大変嬉しいが、あなたの頑張りが、逆に会社や上司、同僚にリスクを与えることになってしまっている」という話を伝えましょう。

すなわち、労働基準法は強行法規であり、本人が残業代を辞退したとしても、サービス残業が存在したという事実をもって会社や上司が労働基準法違反で行政指導や刑事罰を受ける恐れがあるということです。

行政指導や刑事罰を受けたことがマスコミで報道されれば会社の評判や、上場企業であれば株価にも影響します。

建設業や運送業であれば、国土交通省からも行政処分を受け、公共工事の入札停止や、トラックやバスの運行停止処分を受けることにもなりかねません。

従業員本人は、自分の目の前の仕事しか見えておらず、視野が狭くなっていて、その狭い視野の中だけで「頑張ります!」と言っているケースも少なくありません。

頑張りが空回りし、逆に経営リスクとなっていることを認識してもらえば、短絡的な発想でサービス残業をすることをやめてくれると思います。

■お客様に迷惑をかけたくないと言う従業員

第2は、「この仕事をやらなければ、お客様に迷惑がかかってしまうから、残業をするしかないのです」というケースです。

このようなケースに対しては、上司が明確に「その仕事をやる必要は無いから、あなたは帰宅して下さい」と業務命令を下すことです。

従業員本人は今日やらなければならないと思い込んでいる仕事であっても、上司から見れば明日以降でも良い仕事であったり、上司からお客様に説明をすれば日程の調整が可能となったりする仕事もあります。

あるいは、本人が何時間もかけて残業をしようとしていた仕事でも、経験豊富な上司がピンチヒッターとして代行すれば30分で終わるということもあります。

上司の目から見ても、どうしても「(1)本人が」「(2)本日中に」対応しなければならない業務であれば正式に残業命令を出さざるを得ません。

しかしそうでない場合には、「あなたが、今日残業しなくてもこの仕事は大丈夫です」などと仕切りを入れることで、従業員本人も帰宅しやすくなります。

従業員は、お客様に対してだけでなく、後で上司から「なんでこの仕事をやっていないんだ」とか「この仕事はまだ終わっていないのか」と叱責されることを恐れて、緊急性の低い残業や、サービス残業をしていることもあります。

業務に仕切りを入れて、従業員が安心して帰宅できる環境を整えてあげることも上司の重要な役割の1つです。

加えて、「そもそも本人に与える仕事の量が多すぎないか」という、仕事の「量」のコントロールも上司はしっかりと行っていかなければなりません。

経営者や管理職は部下の力量を見極め、過不足のない仕事量を与えるように気を配る必要があります。

■勉強のために残業をしたい従業員

第3は、主に若手社員や新入社員で「勉強のために残業をさせて下さい」というケースです。

これも、ひと昔前であれば「やる気のある新人で大変よろしい」と評価の対象になっていましたし、本人も早く仕事を覚えたり成長したりできたので、ある意味win-winと言うことができたのかもしれません。

しかし現在は、理由は何であれサービス残業が経営リスクになる時代です。

やはり、「君のやる気を認めないわけではないが、君の勉強のために会社が労基法違反のリスクを負わなければならないのは筋が違うのではないかな?」といった説明をすることになるでしょう。

「同期の○○君はいつも定時で終わっているけど、アウトプットは分量も正確さも君より優れているよ。どんな工夫をしているんだろうね。今度聞いてみたらどうだい?」と、効率的に成果を出している同僚などを例に出して、「勉強」は時間をかけることではなく、効率的に仕事をこなすことだと気が付かせてあげるべきです。

さらには、本人の仕事ぶりを観察すると、仕事の内容そのものより「タイピングが遅い」「ショートカットキーを知らない」「メールの文面を作るのに異常に時間がかかっている」「整理整頓ができておらず、探し物で時間を浪費している」といったことが時間内に仕事が終わらない原因になっていることもあるかもしれません。

そのような場合は、やみくもに業務に取り組むのではなく、スキルアップが効率アップにつながる事をアドバイスをするのも本人の成長につながります。

■帰宅命令に従わない従業員へは懲戒処分もやむなし

ここまで述べてきたように、ケースに応じた対応をし、従業員に帰宅を命じたとしても、従業員が従わない場合は、会社の持つ人事権や施設管理権に違反していることになります。

したがって、懲戒処分の対象とすることは可能です。

しかし、いきなり懲戒解雇とすることは、もし裁判になった場合、違反行為の内容と処分の重さを比較して、処分の内容が重すぎるため解雇無効の判決が出る可能性が高いと考えられます。

ですから、まずは「けん責」処分として、始末書を書かせることから始める必要があります。

始末書を書かせてそれが累積したり、本人があくまでも「自分は間違っていません」ということに固執して始末書を書くこと自体を拒否した場合には、減給や出勤停止というさらに重い処分を課すことが可能です。

現実的にはそこまで指導されても、さらに勝手な残業をする従業員がいるとは考えにくいですが、それでもなお改善が見られない場合、理論上は「最後の手段」として、懲戒解雇を行うこともあり得るでしょう。

この場合、「繰り返し指導をしても、改善が見られなかったので、やむなく懲戒解雇に至った」というストーリーが成り立つので、会社側勝訴の判決がでる可能性が高いと考えられます。

サービス残業や長時間労働の撲滅に国を挙げて取り組んでいるという社会環境や、会社としてもその取り組みを推し進めている中で、会社からの帰宅命令を無視しての勝手な残業を行っているということになりますと、情状としても会社側に有利に働くはずです。

■理想は話し合いによる解決

会社側勝訴の可能性が高いとはいえ、もちろん、始末書や懲戒解雇のような懲戒権を振りかざすのではなく、サービス残業は逆に会社に迷惑をかけることや、効率的な働き方をしなければ評価されないのだということを従業員に気付かせるなど、労使の話し合いによって円満に軌道修正を図ることが理想であることは言うまでもありません。

したがいまして、「勝手に残業する従業員に企業はどう対処すればよいか?」という問いに対する本稿の結論は「勝手に残業する従業員を(理論的には)懲戒解雇を含む懲戒処分することは可能」ですが、それは最終手段と考え、まずは話し合いにより従業員の意識改革を図っていきましょう、ということになります。

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榊裕葵 ポライト社会保険労務士法人 マネージング・パートナー 特定社会保険労務士・CFP

【プロフィール】
上場企業の経営企画室等に約8年間勤務。独立後、ポライト社会保険労務士法人を設立。勤務時代の経験も生かしながら、経営分析に強い社労士として顧問先の支援や執筆活動に従事。近年はHRテック普及支援にも注力。

Source: ハフポスト